Relatório de eventos parece ser algo totalmente burocrático e que vai demandar bastante do seu tempo. Enfim, qual a importância de construir um documento como este para a sua festa, bar, show, congresso, palestra?
Te respondo: Muita. Você organizador ou produtor de evento, certamente se o faz de forma profissional, realiza mais de um evento por ano, certo? Além disso, há eventos que dão bastante retorno e você pretende ter uma próxima edição na sua cidade. Não é mesmo?
Para este fim serve os relatórios para evento. Você ter uma noção do que deu certo e o que precisa ser melhorado para as próximas edições, para captar e fidelizar patrocinadores ou mesmo apoio entre os fornecedores. Além disso, eles servem para ter uma noção do quanto você precisará desembolsar para cada uma das contratações que terá que fazer.
Ao ter em mãos os relatórios para evento você consegue mensurar o desempenho das partes principais envolvidas e torna mais simples prestar contas, por exemplo,caso essa seja uma necessidade no pós-evento.
Relatório de eventos: Como fazer? O que é preciso?
Bom, essas informações vão depender do uso que você fará após o evento, do porte do seu evento. Por exemplo, se você deseja captar recursos em editais públicos como os das Leis de Incentivo à Cultura, como a Lei Rouanet. Para isso, você precisa conhecer quais informações são priorizadas por eles.
Já ouviu falar do Programa Nacional de Apoio à Cultura (Pronac)? Concentre-se, leia e não deixe de fora as informações solicitadas por esses programas.
Se você faz eventos para Governos municipais, estaduais e mesmo na esfera Federal. Sabe que em alguns casos, para receber o pagamento, é preciso prestar contas. Então, não deixe para última hora para correr atrás das informações.
Pontos importantes do seu relatório:
- Introdução: Você precisa apresentar de forma clara e objetiva o conceito do seu evento, qual o público atingido ou a ser atingido. Nesta parte coloque: data, horário, local, serviços oferecidos ao seu público.
- Desenvolvimento: Chegou a hora de você esmiuçar o seu evento. Dividir em tópicos as informações ajuda bastante quem for ler o seu material, incluir os custos, haverá ou não distribuição de brindes. Tudo isso precisa estar bem detalhado.
- Programação do evento: Apresente as atrações, avaliação real do que deu certo ou não no seu evento. Tudo isso te ajuda a ter um panorama mais global sobre os pontos a serem melhorados.
- Material gráfico: Apresente registros tanto das peças produzidas para o evento, quanto de fotos, recortes da divulgação do seu evento. Para não ficar desorganizado opte por distribuir em anexos essas informações.
- Gastos e imprevistos: Essa parte é fundamental para ter o raio-x perfeito do seu evento. Para onde foi cada valor investido, quais gastos adicionais apareceram. É fundamental ter uma previsão antes do evento para conseguir ter o controle do seu orçamento. Se você possui um serviço de controle de bar, isso ajuda muito em ter uma visão maior do seu estoque, por exemplo.
