1. Tipos de eventos que serão produzidos
Levando em conta que você é um produtor independente, é fundamental fazer uma espécie de delimitação dos eventos que serão organizados por sua produtora, afinal, dificilmente você terá condições de produzir eventos de grande porte, por exemplo. Então, trace metas realistas para que a sua produtora possa organizar todos os eventos que forem solicitados, de modo a garantir uma reputação positiva e, mais tarde, proporcionar o crescimento do negócio.
2. Estrutura do empreendimento
Uma das vantagens de abrir uma produtora de eventos para quem é um profissional independente é o fato de praticamente tudo ser terceirizado, assim, basta montar um escritório simples para a sua equipe de funcionários trabalhar na organização dos eventos. A contratação dos serviços pode ser feita por telefone, pela internet ou pessoalmente.
3. Equipamentos básicos de escritório
Como quase todos os serviços necessários para que um evento aconteça são terceirizados, você deve se preocupar somente com a compra de equipamentos básicos de escritório, como computadores, impressoras, linhas telefônicas, etc. Desse modo, os equipamentos exigidos para a realização dos eventos podem ser alugados conforme a situação, sem que você tenha que adquirir materiais além dos equipamentos para o escritório da produtora de eventos.
4. Profissionais contratados
Quem fará parte da sua equipe também é um fator importante ao abrir o seu negócio. Em geral, produtoras independentes contam com uma quantidade pequena de funcionários, os quais tendem a fazer diversas atividades, desde a contratação de serviços até a divulgação dos eventos. Portanto, recomenda-se
que os profissionais contratados sejam bastante dedicados à empresa e tenham habilidades variadas, podendo efetuar inúmeras funções distintas. As habilidades que funcionários de produtoras de eventos precisam variam, podendo incluir o desde o domínio de mais de um idioma até a capacidade de organizar planilhas ou de lidar com mídias sociais. Claro que o ideal é ter um profissional responsável por uma função específica, no entanto, o mercado de trabalho atual requer que as pessoas estejam preparadas para uma atuação que englobe funções distintas.
5. Controle do investimento
Você terá que investir o seu próprio dinheiro no empreendimento, o que não significa que você precisará comprometer a sua situação financeira. Por ser um produtor independente, a chance de passar por apertos no início serão grandes, contudo, você poderá contornar os desafios se tiver foco e souber administrar o dinheiro necessário para a abertura do negócio. Caso você não tenha condições financeiras de pagar um contador, consulte um amigo ou conhecido (de confiança) que tenha facilidade para lidar com questões envolvendo novos negócios. Assim, você evitará problemas, tanto se usar apenas o seu dinheiro ou se fizer empréstimos para que a produtora de eventos se concretize.
6. Conhecimento dos fornecedores
Não adianta abrir um negócio e não ter o menor conhecimento de quais fornecedores poderão servir para que a produtora funcione. Por isso, é essencial pesquisar os preços cobrados por fornecedores e a qualidade dos serviços, o que acabará influenciando na produção dos eventos e na sua credibilidade.
7. Compreensão das etapas de um evento
Também é imprescindível conhecer as etapas de um evento, a fim de assegurar que o planejamento seja estruturado com mais eficácia. Basicamente, eventos são divididos em três etapas: antes, durante e após o evento. A fase anterior ao evento exige que você e sua equipe elaborem processos de captação de recursos e patrocínio, escolham as melhores alternativas para que o evento ocorra conforme as necessidades de cada cliente, criem uma estratégia de divulgação adequada para atingir o público-alvo do evento, entre outras funções.
Já durante o evento, você deve prestar atenção se as coisas são feitas de acordo com o plano de ação. Por sua vez, a etapa final requer coordenação para a produção de relatórios, arquivos e prestação de contas.
8. Tipos de serviços Ao saber de antemão quais são os tipos de serviços que poderão fazer parte do evento, é possível regular melhor as atitudes dos seus funcionários. Na maioria dos casos, eventos que não são de grande porte exigem serviços de decoração, segurança, limpeza, registro de imagens e muito mais.
9. Cuidados legislativos
É de grande importância ter cuidados relacionados à legislação necessária para a criação de uma produtora. Verifique quais são as providências que você precisará tomar, como registrar o empreendimento na prefeitura da sua cidade, por exemplo. Lembre-se de que seu negócio deve estar sempre em dia com as obrigações perante a lei, para que não surjam imprevistos durante o funcionamento da produtora. Agora é só colocar as dicas acima em prática, para que você consiga abrir uma produtora de eventos independente com bastante sucesso
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