1. Dê importância a todos os detalhes A primeira coisa que você deve saber é dar importância a todos os detalhes. Por mais que seu prazo seja bastante apertado, nem pense em ignorar alguns detalhes na hora de se planejar. Lembre que qualquer descuido pode ser crucial para o sucesso do seu evento. Dependendo da gravidade do seu erro, é possível que o evento vire um grande fracasso, que poderia ser evitado com um pouco mais de atenção.
2. Organize-se com planilhas de planejamento financeiro
Claro que não tem condições de obter êxito no fim de um evento ao fechar as contas se você não começar com o pé direito. Isso quer dizer que, desde o princípio, é necessário estar bem organizado com tudo o que diz respeito aos valores que precisarão ser pagos para garantir que o evento em questão aconteça como você deseja. Não se esqueça de que a criação de planilhas de planejamento financeiro é uma das melhores opções para quem quer se organizar antes, durante e após um evento.
3. Contrate uma equipe capacitada
É óbvio que ninguém consegue produzir um evento sozinho. Sendo assim, o seu sucesso vai depender do esforço da equipe contratada para te auxiliar a colocar seus planos em prática. Ao escolher uma equipe capacitada, a probabilidade de ter prejuízo será muito menor, pois cada profissional deve estar preparado para agir da maneira mais econômica possível. Como em qualquer trabalho em grupo, o erro de um integrante pode prejudicar o resultado final da sua produção de eventos. Portanto, certifique-se de que sua equipe seja bem qualificada e esteja em sintonia. O ideal é que os responsáveis pela organização financeira tenham experiência em administração de eventos, o que vai proporcionar mais oportunidades de tomar decisões certeiras e não deixar que escolhas desnecessárias façam parte da sua lista de gastos. Por isso, é fundamental conferir o trabalho anterior das pessoas que você tem a intenção de chamar para a sua equipe, visto que não é nada aconselhável arriscar o futuro do seu trabalho contratando quem não tem a menor noção de como atuar.
4. Fique de olho na demanda
Outro aspecto que você precisa considerar com muita atenção é a demanda do evento em questão. Uma vez que pessoas satisfeitas tendem a elogiar os organizadores de eventos que deram certo, é imprescindível fazer o que estiver ao seu alcance para que a demanda do seu público-alvo seja atendida. Se você não se empenhar para atender à demanda de cada evento, dificilmente você conseguirá comentários positivos e até novas chances de patrocínio. O mesmo vale para a possibilidade de que o público insatisfeito vá a outros eventos produzidos por você, pois isso será menos provável caso haja um descuido com a demanda do seu público.
5. Monitoramento do apelo das atrações
É comum reservar uma parte do orçamento para o pagamento de algumas atrações, como apresentações musicais. Porém, o tiro pode sair pela culatra se você não fizer um monitoramento do apelo de cada atração visada para o evento. Por exemplo: uma banda que não tem feito tanto sucesso pode ser sinônimo de poucos ingressos, assim como um cantor que está com a reputação afetada por atitudes negativas.
6. Escolha a data e o horário com cuidado
No momento de definir onde será o evento e o horário em que ele ocorrerá, você deve ter bastante cuidado com essa escolha, afinal, se a data já estiver cheia de outros eventos marcados, você corre o risco de ver seu público não comparecendo ao seu evento e indo direto para os concorrentes. O mesmo pode ser dito sobre o horário, pois cada tipo de evento requer um horário específico para acontecer. Um show destinado ao público infanto-juvenil, por exemplo, não fará sucesso se ocorrer em um domingo à noite.
7. Consiga as autorizações necessárias para o evento acontecer
Muitos produtores ficam no prejuízo porque o planejamento deles não inclui as autorizações necessárias para seus eventos acontecerem. Pensando nisso, lembre que é melhor se assegurar e evitar possíveis multas.
8. Defina o patrocínio mais adequado
Cada evento combina com um tipo de patrocínio. Portanto, analise bem as suas opções antes de fechar contrato com qualquer patrocinador. Ao escolher o patrocínio correto, você economizará mais e, consequentemente, não gastará o que não precisa com muitos detalhes.
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