Definir as datas exatas
Para saber quando inicia e termina sua divulgação, você precisa definir, logicamente, a data do evento e, posteriormente, estipular datas e prazos para venda de ingressos ou confirmação de convidados.
Dica: Experimente iniciar sua divulgação com um “Save the Date”. Já ouviu falar? O Salve esta Data é uma forma diferente de começar a divulgação do dia do seu evento. Com poucas informações, trata-se de um aviso que indica apenas a data de um evento. É enviado ao público-alvo de 3 a 6 meses antes do acontecimento para que eles possam se programar com bastante antecedência.
O local é importantíssimo
Outra informação importante para iniciar sua divulgação é a definição do local da realização do evento. Com certeza, você também precisará pesquisar mapas e se informar sobre os principais acessos e meios de transporte.
O que encontrar
As pessoas precisam saber o que vão encontrar no seu evento. Por isso, defina o mais breve possível toda a programação e divulgue-a. Se for um show, divulgue com antecedência as bandas que irão tocar. Se for uma feira, saiba de antemão quem serão os expositores. Seu evento terá alimentação? Estacionamento? Quanto mais claro e transparente você for nestas informações, mais segurança passará para o seu público.
Atenção na produção
O seu planejamento de divulgação deverá contemplar os principais meios de comunicação a serem utilizados na campanha (redes sociais, grande imprensa, e-mail, banner, outdoor, etc). Fazer este detalhamento é importante para saber os materiais a serem produzidos. Eles variam entre:
Release atualizado dos artistas e/ou do evento que está produzindo.
Fotos de divulgação em alta resolução recentes (não se esqueça do crédito do fotógrafo).
Peças gráficas de divulgação (banners, logomarcas, flyers, etc).
Clipping (matérias, fotos, notas, resenhas e críticas publicadas ou veiculadas sobre os músicos ou banda que estarão em sua festa);
Material audiovisual da banda ou cantor, se houver (músicas, vídeos, e outros).
Uma dica legal, se o seu evento tiver proporções amplas, é disponibilizar estes materiais em um press kit (Kit para imprensa) físico ou pela internet. Esta alternativa vai potencializar suas possibilidades de retorno de mídia sobre a sua promoção.
Programe-se. Corra atrás! Providencia todos os materiais e informações necessários para a divulgação do seu evento e comece o quanto antes. Você certamente terá um melhor retorno de público e dos investimentos que fez em divulgação.
Não coma mosca
Algumas informações para produção desta matéria foram baseadas no livro “Aprenda a Organizar um Show”, de Alê Barreto.
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