Sem um checklist, seu evento pode virar uma grande confusão, afinal, esse recurso serve para ajudar na organização do evento. Mas como fazer checklist de um evento com bastante eficácia e praticidade? Bom, é só conferir as dicas que separamos abaixo, para que você não passe por sufoco sem necessidade ao produzir eventos.
Um checklist é uma listinha que contém todos os detalhes que precisam ser checados para que determinada tarefa seja executada de acordo com o seu planejamento. Portanto, trata-se de uma maneira de auxiliar produtores de eventos na hora de verificar detalhes que não podem ser esquecidos, seja antes, durante ou após o evento em questão.
Quando você segue o seu checklist com disciplina, a chance de cometer erros cai bastante. Além disso, imprevistos podem ser contornados mais facilmente se você souber quais são os próximos passos que devem ou que deveriam ser dados. Sendo assim, o checklist é uma espécie de guia, capaz de contribuir para que cada evento seja realizado do jeito que você imaginou.
E é possível checar cada item do seu checklist de qualquer lugar e a qualquer instante, sem que você tenha que andar com cadernos, agendas e outros papeis soltos por aí. Claro que há quem prefira anotar tudo no papel, mas os celulares permitem que você faça tudo isso com muita eficiência. Basta organizar colocar todos os dados em seu smartphone e ir marcando tudo que já foi feito. Assim, você terá uma coisa a menos para carregar ao andar para lá e para cá enquanto organiza o evento.
Veja como fazer checklist de um evento
1. Economize nas palavras
Em vez de fazer textos com tudo o que precisa ser feito por você em cada item, atenha-se ao principal. Desse modo, você evita perder tempo com a leitura de coisas que você já sabe. Além disso, a visualização de um checklist costuma ser rápida, o que não acontece quando cada item é composto de muitas explicações.
O importante é fazer sua lição de casa, com o intuito de já ter uma noção das coisas e não perder tempo na hora H. Ao criar seu checklist, crie títulos que fazem você se lembrar imediatamente de cada função. Se necessário, crie subtítulos, mas somente com detalhes realmente fundamentais e que vão te ajudar a agir, como preços, horários, etc.
2. Organize de acordo com segmentos
Como um evento é composto de vários segmentos e diferentes etapas, o melhor a se fazer na hora de criar um checklist é organizá-lo de acordo com segmentos. Esse tipo de atitude vai simplificar o seu trabalho, pois será muito mais fácil encontrar as informações desejadas se você souber onde e como procurá-las. Por exemplo: crie tópicos relacionados à segurança, outros ligados ao som, outros voltados para as ações que você deve tomar em relação à divulgação, assim por diante.
Caso você tenha condições de fazer essa categorização ainda mais aparente, não tenha medo. Isso quer dizer que vale qualquer medida para agilizar o processo de checagem dos elementos presentes no seu checklist. Portanto, faça cada categoria de uma cor diferente ou mude o tipo de letra para que tais delimitações fiquem ainda mais visíveis.
3. Priorize o mais importante
Em todo tipo de evento existem aquelas funções que são mais importantes, enquanto outras podem ser feitas sem um caráter de urgência. Por conta disso, você precisa avaliar quais atividades são mais emergenciais e quais podem ser aplicadas em outros momentos. Essa priorização do que é importante vai melhorar a checagem dos itens do seu checklist.
Sempre coloque as funções mais urgentes no começo e em destaque, para que você não as esqueça, em hipótese alguma. Já aquilo que não é tão necessário ou que pode ser resolvido sem pressa pode ser incluído na sua lista sem chamar tanta atenção, para você não desviar o foco do que requer maior cuidado.
4. O que não pode faltar no seu checklist
1. Local
Um dos elementos indispensáveis do seu checklist é o local em que o evento irá ocorrer, incluindo endereço e pontos de referência.
2. Cronograma
Outro fator essencial é o cronograma, que deve conter todas as atividades que serão feitas no dia. Cada coisa tem seu prazo para ser feita e esses detalhes devem fazer parte da sua listinha.
3. Venda de ingressos
Lembre-se de que na maioria das vezes a venda de ingressos online é sua maior fonte de receita do seu evento então separa uma sessão para todos os itens que devem ser conferidos em seu checklist
4. Chegada e saída dos funcionários
Como diversas pessoas são necessárias para realizar várias funções para o evento acontecer, é importante ter um controle para fiscalizar a entrada e saída de todos os profissionais.
5. Entrega dos equipamentos
Todo evento requer uma série de equipamentos. Logo, você deve estar atento a todos os equipamentos que serão usados, incluindo os testes dos produtos, além da entrega destes, que precisam estar em ótimas condições.
6. Divulgação
Outro fator que deve ser listado é o processo de divulgação, que exige uma série de ações, como anunciar em meios de comunicação, propagar novidades nas mídias sociais, entre outras medidas.
É claro que os itens acima são apenas alguns dos elementos que devem fazer parte do checklist do seu evento. Você deve criar a sua lista conforme as necessidades de cada evento, lembrando-se de destacar tudo que precisa ser colocado em prática com mais urgência.
A partir das nossas dicas, será possível garantir mais eficácia aos seus eventos, que serão muito mais fáceis de organizar. Caso você já tenha o costume de criar um checklist, conte o que você considera ao elaborar a lista. E também retorne aqui para comentar os resultados das nossas recomendações.
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