Produzir um evento de sucesso é uma tarefa que requer cuidado, atenção a cada detalhe e muito jogo de cintura. O mercado de eventos no Brasil é um dos maiores do mundo e movimenta milhões de reais, principalmente nos grandes centros urbanos como São Paulo, Rio de Janeiro e Porto Alegre.
A tarefa de organizar um evento de sucesso agrega diferentes ações planejadas e organizadas como o contato com fornecedores, a alimentação, as atrações artísticas. Além disso, o controle do que é vendido durante o evento (seja ele um show, um curso, a entrada e saída no estacionamento do seu público) faz toda a diferença entre o sucesso ou fracasso de um evento.
Para produzir um evento de sucesso, o produtor deve traçar estratégias para que patrocinadores, fornecedores e público em geral sejam coordenados para obter o melhor resultado possível.
Confira abaixo 5 dicas para produzir um evento de sucesso
1- Organize e administre o orçamento (budget) do seu evento
A primeira tarefa para quem deseja êxito no seu evento é ter em mente o budget (valor disponível para produzir). Ter em mente os custos do que você oferecerá ao seu público durante o evento evita surpresas desagradáveis. O ideal é construir uma planilha organizada com as entradas e saídas, pechinchar valores e negociar os contratos são essenciais para ter o melhor custoxbenefício. Saber o valor de cada atração, cotar o aluguel do espaço pode auxiliar e muito a ter sucesso no seu evento.
2- Planeje seu evento
Pesquise com antecedência se ocorreram outros eventos no mesmo dia, horário e local que você pretende escolher. O ideal é tentar achar uma data que não entre em conflito que eventos similares ao seu. Ao definir data, horário e local, pense no seu público, é um evento que vai atrair qual nicho? Eventos técnicos, congressos, seminários geralmente podem ser realizados durante dias úteis, já shows, festas o ideal é escolher dias que as pessoas poderão se deslocar com mais facilidade.
3- Contrate fornecedores de confiança e tenha sempre um plano b
Quando você for organizar o seu evento, orce sempre pelo menos duas opções de locais, quanto custa o aluguel para os dias escolhidos, veja até se há diferença de valor entre outros horários. Se for escolher uma equipe de som, áudio ou vídeo, peça sempre os valores entre fornecedores separados e também juntos, analise qual é mais vantajoso.
A grana está curta, tente fazer parcerias ou permutas com empresas parceiras e economize bastante. Não deixe de ter em mãos um checklist para verificar se tudo que você precisa. Atenção, busque sempre profissionais de confiança, pois imprevistos podem acontecer e você não deseja que isso atrapalhe o resultado final do evento. Certo?
4- Saiba exatamente quais e quanto de materiais impressos serão usados e distribuídos
Os materiais do seu evento devem transmitir exatamente o conceito que você criou, entre os mais comuns são: flyers, convites, pastas, banners. Você pode inclusive criar uma logomarca e utilizar em seus equipamentos digitais como máquinas de emitir cards de consumação.
5 – Divulgue seu evento com antecedência
Se você chegou até aqui, deve ter seguido o primeiro passo que é ter o budget de quanto gastará em cada parte do seu evento e já está com todo o planejamento caminhando bem. Então, chegou a hora de utilizar a verba definida para a divulgação, é bom neste momento ter um planejamento conforme o que você pode gastar, seu público de interesse e seus objetivos. Faça divulgação online e também distribua o material de divulgação em locais estratégicos.
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